U svom preduzeću upravo ste uspešno izabrali novog saradnika kao najodgovarajućeg kandidata. Ali tek posle zapošljavanja novog saradnika nastupa pravi početak. I kakvu ulogu pri tome može da odigra poslodavac?

Početno usmerenje novozaposlenih osoba je jedno od područja koja se najviše zanemaruju u većini kompanija. Naime novozaposlene osobe su većinom prepuštene same sebi i u »moru« novih radnih dužnosti i obaveza moraju sami da plivaju kako znaju i umeju. Koji je rezultat toga? Obično su neproduktivnost i nezadovoljstvo razlozi zbog kojih novozaposleni napuštaju preduzeće. Da sprečite gubljenje dobrih kadrova, početno usmeravanje i uvođenje novozaposlenih u posao je od ključnog značaja.

Ljudi mogu biti više ili manje spretni na području međusobnog komuniciranja i brže ili sporije da se prilagođavaju novim situacijama. Nevezano za količinu spretnosti, samopouzdanja i prethodnih iskustava koje ima vaš novozaposleni pojedinac, važno je da unapred planirate i brižno sprovedete njegovo početno usmeravanje. Jedan od najčešćih uzroka za odlazak zaposlenih iz preduzeća je baš taj osećaj neprihvaćenosti i dezorijentisanosti na početku rada. Dobar orijentacioni program  pomoći će ne samo da zadržite dobre kadrove, nego će i mnogo doprineti njihovoj produktivnosti i osećaju pripadnosti organizaciji, što pozitivno utiče na celokupnu organizacionu klimu u preduzeću, a takođe i na vaš spoljni identitet kao privlačnog poslodavca.

Poslodavci moraju biti svesni činjenice da početno usmeravanje nije samo ljubazan gest prema novozaposlenom, nego je i važan elemenat u izgradnji pozitivne organizacione kulture koja preduzeću donosi brojne prednosti. Nekoliko ključnih ciljeva početne organizacije je:

-         Smanjenje anksioznosti:: Nevezano za  lične karakteristike novozaposlenog, on se na početku svog novog posla oseća pomalo nervozno. Odgovarajuća početna organizacija to može da smanji tako što novozaposlenoj osobi ponudi smernice i ključne informacije o funkcioniranju preduzeća. Novozaposleni na taj način neće praviti početničke greške koje bi bile posledica loše informisanosti.

-         Smanjenje početnih troškova preduzeća: Početno usmeravanje pomaže zaposlenima da brže »plivaju" i uhvate radni ritam u organizaciji, što dosta utiče na smanjenje troškova preduzeća koji su vezani za početno učenje i prilagođavanje poslu.

-         Smanjenje mogućnosti bržeg odlaska novozaposlenog iz preduzeća: Brzo napuštanje preduzeća od strane novozaposlenog je najčešće posledica nezadovoljstva koje proizilazi iz osećaja nepoželjnosti i neprihvaćenosti od saradnika, neodgovarajućeg vrednovanja njegovih kompetencija ili nepostojanja odgovarajućih uslova i mogućnosti da novozaposleni uspešno obavlja svoj posao. Početno usmerenje novom saradniku pokazuje da je prihvaćen i cenjen.

-         Ušteda vremena supervizora i mentora: Jednostavno rečeno – što je bolja početna orijentacija, manja je verovatnoća da će mentori i supervizori potrošiti mnogo vremena na učenje i uvođenje novozaposlenog.

-         Razvijanje realističnih očekivanja i pozitivnog odnosa na  poslu: Važno je da novozaposlena osoba što pre shvati šta tačno se od nje očekuje i šta ona može da očekuje od drugih. Novozaposleni mora što pre da oseti »žar« preduzeća i da oblikuje realne predstave o funkcionisanju organizacije. Glavni razlog neuspešnosti je da novozaposlena osoba zbog nejasnoća i napreciznosti početne orijentacije ne zna šta se tačno od nje očekuje u kontekstu radnih odgovornosti.

Kako da je uspešno sprovedemo?

Najkompletniji oblik početne orijentacije i uvođenja predstavlja mentorstvo. Mentorstvo je jedan od ključnih alata za usmeravanje zaposlenih da brzo dostignu stručne ciljeve i ciljeve preduzeća. Mentorstvom preduzeće povećava produktivnost, jer skraćuje vreme uvođenja saradnika  u njihove radne zadatke,  pri čemu zaposleni cene vrednost saveta i usmerenja mentora.

Pored mentorstva, koji pojedinca vrlo kvalitetno uvodi u izvođenje novih radnih zadataka, potrebno je odmah na početku izvršiti i neke druge ključne radnje:

-         Izrazite dobrodošlicu. Novozaposleni na početku treba da dobije osećaj da je u svojoj novoj okolini prihvaćen i poželjan. Dobrodošlicu mu možete iskazati već na početku prvog radnog dana tako što ćete mu poslati e-mail u kom ćete mu još jednom izraziti svoju radost zbog njegovog dolaska u preduzeće, a ujedno mu možete navesti važne informacije vezane za prvi radni dan (npr. u koliko sati da dođe na posao, kome može da se obrati, koje obaveze su predviđene za prvi radni dan i sl.). Na taj način kada ponudite nekoliko informacija unapred, poboljšavate mogućnosti za zaista dobar početak radnog odnosa.

-         Predstavite novog saradnika svim zaposlenim. Prilikom predstavljanja ne smete da zaboravite ni jednog saradnika sa kojim će novozaposleni često sarađivati. Novi saradnik verovatno neće odmah na početku zapamtiti sve osobe koje ste mu predstavili, ali je jako važno da ostali zaposleni upoznaju novu osobu. Na taj način će biti upoznati sa činjenicom da je u poslovnoj organizaciji prisutna nova osoba. Prilikom upoznavanja nikako ne smete da zaboravite da kažete svim zaposlenima na kom radnom mestu će novozaposleni da radi.

-         Pokažite novu radnu sredinu. Novu osobu provedite kroz preduzeće. Pokažite joj sve važne prostorije: gde su kancelarije kolega sa kojima će često sarađivati, gde je prostor za pauzu, gde je toalet, gde se pije jutarnja kafa (ukoliko je to svakodnevna navika u vašem preduzeću i ako imate predviđen prostor za to) i td. Novoj osobi pokažite celokupnu radnu sredinu i objasnite joj gde može da dobije sve što joj je u svakodnevnom radu potrebno (gde se npr. nalaze prostori službe za tehničku podršku i gde i kod koga može da naruči kancelarijski materijal i sl.). 

-         Planirajte sastanke sa svima koji su povezani sa novozaposlenim. Organizujte jedan ili više  sastanaka sa svim osobama sa kojima će novozaposleni često da sarađuje. Svim drugima dajte jasno do znanja, da vas ne prekidaju za vreme sastanaka. Novozaposleni  treba da dobije osećaj da je u trenutku uvođenja u novu radnu sredinu vaša pažnja usmerena isključivo na njega.

-         Upoznavanje sa pravilima u preduzeću. Odmah na početku morate jasno da objasnite sva »pravila« koja vladaju u preduzeću. Tako npr. novozaposlenom objasnite od kada do kada je radno vreme, da li je radno vreme fleksibilno, koji dan u mesecu je isplata, koliko traje obuka novozaposlenog, kakav je sistem nagrađivanja u preduzeću, koje povoljnosti imaju zaposleni (npr. besplatan fitness za zaposlene) i td. Novozaposlenom dajte što više informacija o ukupnom radu preduzeća. 

-         Pripremite radnu okolinu. Za prvi radni dan novozaposlenog morate mu pripremiti sav materijal koji će mu biti potreban u radu. U pripremu svih važnih radnih materijala je uključeno svo gradivo (štampana izdanja, snimci i sl.), radni sto, kancelarijski materijal,  računar (ukoliko mu je potreban u izvršenju njegovih radnih zadataka), ključevi (ili kartice) koji vode do pojedinih prostora u preduzeću. Pobrinite se da novajlija odmah na početku počne optimalno da radi.

-         Početni  „razgovor“. Novozaposlenom objasnite kako se radi u vašoj organizaciji. Razgovor na početku rada novozaposlenog je najbolja prilika da mu odmah na početku  predstavite viziju preduzeća: »Mi to radimo tako, jer...«, »Verujemo da su naši klijenti...«, »Kod nas je najvažnije...«. Pri tome mu jasno možete staviti do znanja kakav odnos želite da imaju vaši zaposleni prema poslu i prema organizaciji. Sve to prezentujte na pozitivan način i istaknite samo one stvari koje su najvažnije.   

-         Pružite priliku za pitanja! Na početku usmeravanja novozaposlene osobe, pa i narednih nekoliko meseci, morate joj dati mogućnost da postavlja što više pitanja i da mu bude na raspolaganju osoba koja će mu nuditi odgovore na sva moguća pitanja. Najelegantnije rešenje za to je mentorstvo.

U nastavku je nabrojano nekoliko grešaka koje u kontaktu sa novim zaposlenim treba da izbegnete:

-         Novajliji u poslovnoj organizaciji nemojte da dozvolite da se potpuno sam (iako bi možda velikom snalažljivošću opravdao vašu odluku da ga zaposlite) snalazi u raznim poslovnim odgovornostima i da sam otkriva principe poslovanja organizacije metodom eksperimentisanja i ponavljanja grešaka – što bi se u ovom slučaju stalno dešavalo.

-         Ne dozvolite da novi saradnik mora sam da razgleda svoju novu radnu sredinu ili još gore, da mora sam da se predstavlja svojim novim saradnicima, jer niko od odgovornih nema vremena za njega. Predstavljanje je vaš zadatak. Menadžment tj. budući bliski saradnici novozaposlenog su oni koji moraju da se pobrinu za predstavljanje nove osobe. 

-         Na početku nikada ne kršite obećanja i dogovore koje ste sa novozaposlenim postigli pre njegovog dolaska u preduzeće. Šta god da ste se dogovorili, morate to i ispoštovati, jer će u suprotnom postati velike mogućnosti za razočarenje i brz odlazak iz preduzeća.

-         Na početku novom saradniku ne namećite zadatke koji nisu povezani sa opisom njegovog posla jer vi nemate vremena da to obavite. Razmislite koje zadatke ćete prvih dana da date novozaposlenom.  

-         Ne stavljajte novozaposlenog u istu kancelariju sa nekim ko je poznat kao najveći pesimista i negativac. Ne ubijajte odmah na početku početnički entuzijazam, pustite da traje što duže.  Ne planirajte početak radnog odnosa u periodu kada je predviđeni mentor odsutan..

To zavisi od vas i vaše poslovne organizacije. Najverovatnije ćete za iscrpno početno usmeravanje potrošiti bar sat vremena. To može biti sat ili više koji ćete nameniti novom saradniku i sa njim razjasniti važne činjenice o poslovanju organizacije i sve eventualne nejasnoće koje se rađaju kod svakog novajlije. Na taj način vrlo uspešno ćete izbeći moguće neželjene nesporazume u budućnosti, a za čije bi rešavanje bilo potrebno mnogo više od sat vremena. Sat ili dva koja posvetite novom saradniku je u svakom slučaju važna investicija za budućnost, a isto tako i vrlo dobro potrošeno vreme.